„Ez nem csak egy darab papír kiváltásáról szól"

Hiába terjednek gőzerővel az elektronikus fizetési eszközök, amelyek előnye, hogy gyorsan, kényelmesen lehet velük rendezni a számlát, megdöbbentő, mennyien használnak még készpénzt. Így van ez a papírral is?

Valóban, olyan világban élünk, ahol már szokatlannak kellene lennie, ha valaki még mindig ragaszkodik a papírhoz. Mi már egy évtizede elkezdtük a bérszámfejtés digitalizálását, illetve a teljes működésünket papírmentessé tenni: kimondható, hogy a folyamat valamennyi feladatát a digitális térbe tudjuk terelni.

Ebben is teljes körű támogatást tudunk nyújtani az ügyfeleinknek, gyakorlatilag vezetjük őket lépésről lépésre ezen az úton, mivel tapasztalataink szerint a legtöbb esetben nem lehet és nem is mindig szerencsés egyszerre átvinni az összes változtatást. Ez egy folyamatos tanulási folyamat a mi, valamint az ügyfelek részéről is.

Több mint 20 ezer munkavállalót szolgálunk ki, és az ő folyamatos edukálásuk mellett úgy vélem, releváns tapasztalattal rendelkezünk annak terén is, hogy partnereinket miként tudjuk támogatni a saját munkavállalóikkal való kommunikációban, hogy a papírmentes hozzáállást elsajátítsák.

Milyen hátrányai lehetnek annak, ha nem változtatnak, vagyis továbbra is ragaszkodnak a papíralaphoz?

A legfontosabb, hogy az nem hatékony: a papír alapú dokumentációt ki kell nyomtatni, tölteni, fizikailag el kell juttatni valahová, tárolni, esetleg pótolni kell, ez pedig mind-mind idő-, költség- és munkaerőigényes. Ezzel szemben például egy elektronikus bérpapír kiküldéséhez csupán egy gombnyomás kell, és már landol is a munkavállaló postafiókjában, tárhelyén. Nincs a folyamatban köztes szereplő, jelentősen lerövidül az átfutási idő, így ez egy kis cégnél is szemmel látható megtakarítást jelenthet, de főleg egy több telephellyel rendelkező cégnél, ahol ezzel a földrajzi távolság is áthidalható.

Többek között az éves adóbevalláshoz szükséges igazolásokat is már évek óta elektronikusan adjuk ki a munkavállalóinknak, és azt tapasztaljuk, hogy egyre kevesebben ragaszkodnak a papírhoz, bármennyire is gondolják azt a cégek, hogy a fizikai állományú dolgozóik nehezebben edukálhatóak. Úgy látjuk, hogy egymást is tanítják a munkavállalók, és gyorsan elsajátítják az új rendszer(ek) használatát. Részükről a kényelem az egyik legfontosabb előny: a manapság állandóan nálunk lévő telefonon mindenki, mindent azonnal meg tud nézni.

Felteszem, az is további hátrány, hogy elveszhetnek a papírok.

Pontosan. Ami rávilágít az adatbiztonságra is: könnyen megeshet ugyanis, hogy illetéktelenek kezébe kerülhetnek fontos, vagy bizalmas, szenzitív adatok.

Mennyire fogékonyak az állami hivatalok a papírmentesség iránt?

Jó példa erre az adóhatóság, amely élen jár a digitalizáció terén, ők már nagyon régóta elektronikus kapcsolattartással működnek. Kétségtelenül vannak azonban olyan hivatalok, amelyeknek még fel kell zárkózniuk, a teljes papírmentességhez még nekik is kell fejlődniük.

Az igazsághoz hozzátartozik, hogy bár a kilépő papírokat digitálisan állítjuk elő, de azokat még mindig csak papíralapon tudják felhasználni a hivatalok. Bízunk benne, hogy ebben lesz fejlődés hamarosan. Remélhetőleg a táppénzes papírok vagy a papíralapú tb-kiskönyv világa is lassan lejár, hiszen ezek mára már okafogyottá váltak: minden adat átadásra kerül a NAV rendszerébe, és onnan minden hivatal megkapja a szükséges adatokat.

Maár Éva, a Prohuman HR-szolgáltató vállalat Outsourcing and Consulting üzletágának igazgatója

Ez mennyiben szolgáltatás vagy inkább már misszió, mentorálás az Önök részéről?

Mivel több mint 20 ezer munkavállaló ügyeit kezeljük, meg tudjuk mutatni, hogy melyek a legjobb megoldások egy cég számára, hogyan időzítsék a bevezetést, hogy az sikeres legyen. Ez azért is egyfajta missziónk, mert mind a hatékonyság, mind a biztonság területén jelentős javulásokat lehet elérni általa, vagyis ez nemcsak a szolgáltató érdeke, hanem a munkáltatóké és a munkavállalóké is.

És milyen visszajelzéseket kapnak?

Mivel mindig változik valami, akár jogszabályi téren, nincs két egyforma ügyfelünk, mindenhol változnak a folyamatok is. Azt tapasztaljuk, hogy amikor áttérünk egy elektronikus, akár munkaidő-nyilvántartásra, akár bérjegyzék-kiküldésre, a kezdeti félelmek az első pár használat után eloszlanak: mindenki megkönnyebbül és elégedett, hogy sikerült ezt a váltást gördülékenyen együtt végigvinni, és ami első látásra nehéznek tűnt, az gyakorlatilag az első hónapban megvalósult. Biztonságot ad ügyfeleinknek, hogy e téren is már sokrétű tapasztalatra tettünk szert, és kockázatmentesen vághatnak bele a digitalizálásba.

Akkor most tágítsuk kicsit a horizontot. A HR-digitalizáció mennyiben képes segíteni, fejleszteni az egyéb területeket, növelni a hatékonyságot?

Mivel egyre több vállalati részfolyamat digitalizált, és a folyamatoknak kapcsolódniuk kell egymáshoz, így elkerülhetetlenül bekövetkezik a többi kapcsolódó terület fejlődése is.

Tehát ez nem csak egy darab papír kiváltásáról szól: kimondható például, hogy a bérszámfejtés és a pénzügy szoros együttműködésben dolgozik egymással, így az adatok automatizált átadása a banki rendszerbe vagy könyvelésbe mindkét terület hatékonyságát fejleszti. Egy online munkaidő-nyilvántartó rendszer használata esetén a vezetők azonnali visszacsatolást kaphatnak például a szabadságokról, hiányzásokról, a túlórák mértékéről, ami révén a beosztástervezésnek költségoptimalizáló hatása lehet.

Összességében a HR-digitalizáció hatására csökken a manualitásból származó hibák száma, az adminisztrációs teher, illetve az átfutási idő. Átláthatóbbá teszi a céget és azonnali információkat biztosít, ami lehetővé teszi a gyorsabb és pontosabb döntéshozatalt, ami a vállalat egészére kihat.

Milyen egyéb szolgáltatásokkal egészítik ki a korábbiakat?

Mi most egy komplex, 360 fokos szolgáltatást nyújtunk partnereinknek, ami révén igyekszünk olyan teljes körű támogatást adni a HR-területnek, ami többek között segíti a vezetőket az adatalapú döntéshozatalban. A HR-esek, illetve döntéshozók sokszor megtapasztalják, hogy az az egyik legnehezebb, amikor adat- vagy információhiányban szenvednek. Gondoljunk csak arra, hogy milyen sok adat születik egy HR-adminisztráció vagy bérszámfejtés során, amelyek hasznosak tudnak lenni egy következő döntésben. Vegyük például az egyik legalapabb ilyet: a fluktuáció-mérést. A mai munkaerőpiaci helyzetben a ki- és belépők fluktuációs adatainak megfelelő riportálása, hónapról-hónapra történő elemzése nagyon fontos információt, illetve képet mutat arról, hogy az adott szervezetben hol szükséges javítani valamin.

Ezekben a riportokban – divatos nevén vezetői dashboardokban – számos egyéb kimutatás mellett havi rendszerességgel jelentésre kerül, hogy hogyan változnak a műszakpótlékok, a bérköltség vagy a befizetett szochó-járulék, illetve, hogy mekkorák voltak az igénybe vett szochó-kedvezmények. A riportban olyan lényeges információk szerepelnek, amelyek segítik a vezetőket egyrészt kontrollálni, másrészt tervezni a költségeiket.

Mióta működik ez a vezetői HR dashboard-támogatás?

Ez egy viszonylag új szolgáltatáselemünk: tavaly vezettük be, mert úgy vettük észre, hogy nagy igény van ezekre az értékes információkra, és az ehhez szükséges adatok nagy része a bérrendszerben keletkezik. Partnereink korábban is kértek hasonló jelentéseket, az újdonság az, hogy most gyakorlatilag készen adjuk át nekik azokat az elemzéseket és riportokat, amelyekről korábban nem is gondolták, mennyire fontosak lehetnek.

Az adatalapú döntéshozatal révén jobban eligazodnak a költségeik között, nagyobb a rálátásuk azok belső struktúrájára, ennek köszönhetően pedig hatékonyabbá és gazdaságosabbá tudják tenni a működésüket. Könnyen megtudhatják például, hogy mennyi a túlóra az adott hónapban, és hogy az miért növekedett az előző hónaphoz képest, vagy meg tudják hozni azokat az intézkedéseket – akár a beosztást is módosíthatják –, amelyekkel képesek szinten tartani vagy akár csökkenteni a költségeket. Az ügyféllel közösen keressük meg azokat a megoldásokat, amelyekkel a bérköltség – ami a legtöbb vállalatnál a legnagyobb költséghányadot adja – racionalizálható, és az így megtakarított összegek átforgathatók más juttatásra, ösztönzésre vagy az alapbér emelésére.

A tartalom a Prohuman 2004 Kft. megbízásából, a HVG BrandLab produkciójában készült. A cikk létrehozásában a HVG hetilap és a hvg.hu szerkesztősége nem vett részt.